כל משרד ועסק זקוקים לציוד משרדי בכמות כזאת או אחרת אך אף על פי שמדובר באחת ההוצאות המשמעותיות ולמרות שלבחירה מושכלת של ציוד יש קשר ישיר ליצירת סביבת עבודה יעילה ותומכת, עסקים רבים עדיין נכשלים בבחירת הציוד המתאים ובניהול שלו – מה שמוביל לא אחת להוצאות מיותרות ולהיעדר פריטים חיוניים.

הבשורות הטובות הן שבמקרים רבים ניתן לשפר בקלות את סביבת העבודה על ידי התאמת הציוד הדרוש ובדרך כלל אפשר לעשות את זה אפילו בפחות כסף!

כל מה שצריך כדי להשיג את המטרה הוא מעט מעורבות והבנה של צורכי העובדים והמשרד.

איזה ציוד משרדי אתם באמת צריכים

הכנת רשימה של ציוד דרוש היא הצעד הראשון לניהול נכון שיאפשר חיסכון בעלויות ויחד עם זאת יאפשר לכם לבחור בפריטים שמותאמים לצורכי המשרד שלכם.

כדי להכין את הרשימה אינכם צריכים להפעיל את הדמיון אלא לנקוט בשלושה צעדים פשוטים:

היעזרו ברשימת ציוד משרדי מוכנה

ישנם מאות פריטים שונים של ציוד אך כדי לקצר לכם את התהליך הכנו רשימת ציוד משרדי שצריך להיות בכל עסק. אנו ממליצים לעיין ברשימה על מנת לקבל רעיונות ולהשוות אותה אל הפריטים שאתם כבר רוכשים באופן שוטף.

בדקו מה רכשתם בחצי השנה האחרונה

פעולה נוספת שעשויה לעזור לכם להבין מה אתם צריכים היא לבדוק מה אתם כבר רוכשים באופן קבוע.

בהנחה שלא מדובר בעסק חדש, תוכלו להעיף מבט בחשבוניות ובפירוט הרכישות של הציוד למשרד בחצי שנה האחרונה. סקירה כזאת תעזור לכם להיות יותר מעורבים ולהגיע להבנה מה צריך באמת ומה לא.

קבלו משוב מהעובדים

יש שיאמרו שזה הצעד הכי חשוב. במרבית המשרדים והעסקים, מי שבסופו של דבר עושה את מירב השימוש בציוד הם העובדים והעובדות. לא מן הראוי שתתייעצו איתם ותבינו מה הצרכים שלהם? מה חסר להם לעבודה טובה יותר ואם יש פריטים שהם היו רוצים לראות במשרד?

מעורבות של העובדים בתהליך הרכבת הרשימה תסייע לכם להתאים את הציוד באופן הטוב ביותר ובנוסף תזכו לשיתוף פעולה בצעדים הבאים שנסקור.

70% מהתקציב מושקע בממוצע ב-30% מהציוד המשרדי

ידעתם שבממוצע, 70% מהתקציב השוטף עבור רכישת ציוד משרדי מושקע רק ב-30% מהפריטים?

הבנת העיקרון תסייע לכם להפחית את העלויות בהמשך מפני שאם תאתרו את הציוד הכי נצרך תוכלו להתמקד בו, להפעיל את מירב המאמצים על מנת לחסוך באותם 30% על ידי התמקחות נקודתית עם הספקים וכפי שנסביר מיד, לבחור בספק ציוד משרדי שיכול לתמחר לכם את אותם 30% מהמוצרים במחירים יותר זולים מספקים אחרים וכך להשפיע באופן ישיר על 70% מההוצאות.

מינוי אחראי אחד או יותר

ניהול המלאי של הציוד המשרדי צריך להיות בשתי רמות. ברמה הראשונה חשוב שיהיה מישהו “מהשטח” שיהיה אחראי על ההזמנות והצריכה של הציוד וברמה השנייה, מנהל שיבצע פיקוח משלים.

החשיבות של עובד ממונה מאוד גבוהה עד שישנם מקומות עבודה רבים (בעיקר כאלה עם מספר רב של עובדים) שנוהגים לאחסן את הציוד המשרדי בארונות נעולים ולספק אותם לעובדים על פי צורך על ידי העובד הממונה.

אתם לא חייבים לנהל את הציוד באופן הזה אך בהחלט צריכים לתת לעובד הממונה את הסמכות לבצע הזמנות, לדעת להגיד “לא” לבקשות לא הגיוניות של עובדים, לבדוק האם יש חריגות ולאסוף משובים שיכולים לשפר את ההתנהלות הכללית.

העובד הממונה צריך להיות אדם וותיק שמקובל על שאר הצוות ושיכול להשיג את המטרות בדרכי נועם תוך שיתוף פעולה ורתימה של העובדים האחרים למשימה.

שימו לב שבארגונים גדולים שמורכבים ממחלקות, כדאי לשקול ולמנות אחראים נוספים לכל מחלקה.

בחירת ספק ציוד משרדי באופן הנכון

יש כמה עקרונות שיכולים להבטיח לכם שירות מעולה במחיר יותר זול. כדי להשיג את המטרות יש לבחון מספר ספקים מובילים של ציוד משרדי באופן הבא:

בדקו את מחירי 30% מהמוצרים

זוכרים שבדרך כלל 70% מהתקציב מושקע ב-30% מהציוד? זה הזמן לקחת את הידע שצברתם והמיפוי שערכתם ולתרגם את זה לכסף.

במעמד הצעות המחיר התמקדו באותם 30% ציוד וזכרו שמי שיכול להציע את המשתלמות ביותר עבור אותם 30% פריטים, יהיה הרבה יותר זול לאורך זמן. כמו כן תנו דגש למחירי דפי A4 הנצרכים כל כך ושמשמשים לצילום והדפסה. נסו לקבל מחירים זולים ככל שניתן גם מבלי לרכוש מלאי גדול מדי.

מגוון ציוד ומלאי

הדבר האחרון שאתם צריכים הוא להיתקע בלי פריט מסויים (או להתפשר על משהו אחר) רק מפני שלספק אין את מה שאתם מחפשים או שהמלאי אזל. לכן מומלץ בחום לבחור בספק מהימן שמחזיק מלאי גדול ומגוון של ציוד משרדי.

תנאי משלוח

השאיפה שלכם צריכה להיות ניהול מלאי נכון שלא יחשוף אתכם למצבים של חוסרים. יחד עם זאת כולנו מבינים שיתכנו מצבים שבהם תזדקקו לפריט כזה או אחר בהקדם.

כאן נכנסים לתמונה תנאי המשלוח שמוצעים על ידי כל ספק. בדקו שבאפשרותכם לקבל את הפריטים בתוך פרק זמן סביר לרבות אפשרות להזמנת חירום.

בנוסף חשוב להבין שספקים רבים נוהגים לבצע את המשלוחים בחינם החל מהזמנה בסכום מינימלי. בדקו מה הסכום המינימלי לקבלת משלוח חינם אצל כל ספק שמציע את שירותיו.

אתר אינטרנט מתקדם

למה חשוב כל כך לבחור ספק ציוד משרדי עם אתר אינטרנט מתקדם? מהסיבה שאתר טוב ונוח יכול לייעל את הזמנת המוצרים באופן ניכר.

בחירה בספק עם אתר מסחרי מתקדם תמנע את הצורך בטלפונים אל סוכנים (על כל המשתמע מכך) ותאפשר לכם לבצע הזמנות מהירות תוך מעקב שוטף אחר ההוצאות, החשבוניות ושמירה של הזמנות קבועות שתחסוך לכם זמן בהזמנות עתידיות.

תמיכה טכנית ומקצועית

מה קורה כשישנה בעיה? תקלות יכולות להתרחש אך חשוב שיהיה מי שיפתור אותן באופן מקצועי ואדיב. השליח לא הגיע? פריט מסויים חסר או שמשהו לא ברור לכם בהזמנות הקודמות או בחשבוניות? מחלקת תמיכה תהיה הפתרון הכי טוב למקרים כאלה וחשוב מאוד שתבחרו בספק עם מחלקת תמיכה שכזאת.

לבסוף – בצעו סקירה תקופתית

אם פעלתם עד כה לפי ההסבר שניתן, סביר להניח שיש לכם את כל הציוד הדרוש ושהצלחתם להוזיל את העלויות באופן ניכר אך כדי להמשיך ולהתנהל באופן הנכון תוך שיפור מתמיד, חובה עליכם לתת את הדעת גם ברמה הניהולית ובעוד שהעובד הממונה יוכל לדאוג לצרכי היום יום, עליכם להסתכל על התמונה הכוללת ולבדוק הוצאות חריגות בחודשים מסויימים, בדיקה אם לעובדים יש את כל הציוד הדרוש, האם יש דרך להוזיל את המחירים וכמובן – בדיקת השירות שמתקבל מהספק שדרכו אתם מבצעים את ההזמנות.

משפטי סיום

ניהול מלאי של ציוד משרדי הוא בעל חשיבות עליונה לניהול תקציב נכון וליצירת סביבת עבודה תומכת. למרבה ההפתעה, עסקים רבים נכשלים בנקודה הזאת אך אם רק תקפידו להתנהל באופן הנכון והפשוט שסקרנו, תזכו לחסוך בכסף ואף לשפר את תנאי העבודה.